Incident Management im Projektmanagement

Für projektbasiert arbeitende Unternehmen ist ein Incident Management innerhalb des Projektmanagement elementar. Warum zeigen wir Ihnen hier.

Projektes sind meist genau getaktet und jeder Akteur weiß zu jeder Zeit was genau er zu tun hat. Soviel zur Theorie. Doch was passiert, wenn doch einmal etwas schiefläuft? Hierbei hilft das Incident Management innerhalb eines Projektmanagement-Moduls in der ERP-Software.

Was genau projektbasierte Unternehmen von einer solchen Funktion erwarten können, wollen wir Ihnen im Folgenden zeigen. Zuvor werfen wir noch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu könne, wo genau das Incident Management zu verorten ist. 

Inhaltsverzeichnis 

• Definition: Was ist eine ERP-Software? 
• Wie ist eine ERP-Software technisch aufgebaut? 
• Definition: Was ist das Incident Management? 
• Automatisch zur besten Lösung
• Fazit: Schneller und effizienter handeln Dank Incident Management

Definition: Was ist eine ERP-Software?

ERP ist die Abkürzung für das sogenannte Enterprise-Resource-Planning. Bei dieser unternehmerischen Aufgabe geht es um die möglichst effiziente Nutzung von vorhandenen Ressourcen. 

Alle unternehmerischen Ressourcen müssen so auf die vorliegenden Prozesse geplant werden, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Engpässen kommt aber auch Verschwendungen so gut wie möglich vermeiden werden. 

Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang sämtliche Betriebsmittel, auf die ein Unternehmen zur Erfüllung des eigenen Geschäftszwecks zurückgreifen kann wie zum Beispiel: 

• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)
• Rohstoffe (u.a. auch Bauteile, Teilstücke, etc.)

Es gilt all diese Ressourcen so auf die vorliegenden Prozesse zu verteilen, dass keinerlei Verschwendungen produziert werden und gleichzeitig alle Prozesse zu jedem Zeitpunkt mit der richtigen Menge an Ressourcen versorgt sind. 

Da Unternehmen mitunter tausende Prozesse aufweisen, die teilweise ineinanderfließen, parallel zueinander ablaufen oder aufeinander aufbauen, müssen Instrumente geschaffen werden, die es ermöglichen alle Prozesse zentral zu steuern, zu planen und zu überwachen. Ein solches Instrument wird in Form einer ERP-Software geliefert. 

Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise lassen sich viele Prozesse zusammenführen und abteilungsübergreifend aufsetzen. 

Das bietet die Möglichkeit, Prozesse nochmals deutlich effizienter und schlanker zu gestalten, was wiederum Ressourcen einspart, die dann an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden können. 

Wie ist eine ERP-Software technisch aufgebaut? 

Eine ERP-Software ist dazu aus Modulen aufgebaut. Jedes dieser Module deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und verfügt über zahlreiche Funktionen die bei der Bewältigung der täglich anfallenden Aufgaben anfallen helfen. So finden sich beispielsweise folgende Module in einer ERP-Software an. 

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzbuchhaltung
• Warehouse-Management
• Human-Resource-Management
• Produktion
• Projektmanagement usw.

Je nach Bedarf des Unternehmens kommen weitere Module hinzu oder werden ausgeklammert. Letztlich besteht die Herausforderung für jedes Unternehmen darin eine passende ERP-Software zu finden, die die eigenen Prozesse optimal abdeckt. 

Branchenspezifische Anbieter und ERP-Software 

Daher haben sich viele ERP-Anbieter über die Jahre auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen spezialisiert und Ihre Lösungen auf diese Unternehmen angepasst. Daher finden sich am ERP-Markt auch ERP-Software-Lösungen, die speziell für projektbasierte Unternehmen konzipiert wurden. 

Diese enthalten neben den Standard-Modulen wie dem Rechnungswesen oder dem Dokumentenmanagement, auch spezielle Module wie das Projektmanagement, das im besten Fall zielgenau auf die Belange des eigenen Unternehmens zugeschnitten ist. 

Wir wollen uns an dieser Stelle einer elementaren Funktion innerhalb des Projektmanagement-Moduls widmen – dem Incident Management.

Definition: Was ist das Incident Management? 

Das Incident Management oder auch Störungsmanagement umfasst im Grundsatz alle Maßnahmen die als Reaktion auf Störungen oder erkannte Sicherheitsvorfälle von technischen bzw. organisatorischen Prozessen ergriffen werden. Dabei können diese Vorfälle zum einen technisch bedingt, aber auch im weiteren Sinne allerlei Störungen des eigentlich geplanten Prozessablaufs sein.

Ziel des Incident Managements ist die schnellstmögliche Wiederherstellung des Normalablaufs. Übertragen auf das Projektmanagement, befasst sich das Incident Management hier weniger mit technischen Ausfällen von IT-Landschaften, als vielmehr mit Störungen innerhalb des Projektablaufs. 

Diese können unterschiedliche Gründe haben und auch verschiedene Ausmaße annehmen. Was also leistet das Incident Management innerhalb des Projektmanagements und wie hilft diese Funktion beim allgemeinen Projektablauf? 

Wichtige Kennzahlen immer im Blick behalten 

Zunächst einmal bietet ein Projektmanagement-Tool die Möglichkeit die wichtigsten KPIs des Projektes auf übersichtlichen Dashboards zu überblicken. So behält man alle wichtigen Kennzahlen immer im Blick und kann Abweichungen direkt und schnell erkennen. Kommt es zu einer solchen Abweichung, können sogenannte Incident-Tickets erstellt werden, die dann priorisiert abgearbeitet werden. 

Diese geben vor, was im Falle der jeweiligen Störung zu tun ist, damit möglichst schnell wieder zur Normalität übergegangen werden kann. Stockt beispielweise ein Projekt an einer Stelle, werden alle Akteure darüber informiert und es wird angezeigt, wie es zu dieser Verzögerung gekommen ist. 

Automatisch zur besten Lösung 

Auch kann das System dann die bestmögliche Lösung für diese Störung vorschlagen und anzeigen, wie diese umzusetzen ist. Fällt beispielsweise ein Mitarbeiter kurzfristig aus, sucht das System nach freien Mitarbeiterkapazitäten und verteilt die Aufgaben auf diese. So kann sichergestellt werden, dass zeitliche und auch finanzielle Budgets von Projekten eingehalten werden können. 

Oftmals laufen in einem projektbasierten Unternehmen viele Projekte parallel ab und machen es so schwierig alle Prozesse zentral zu überwachen. Das Incident Management informiert daher nur dann, wenn konkrete Störungen auftreten, oder wenn solche drohen. Dann können proaktiv Maßnahmen ergriffen werden.

Effizienter arbeiten und termingetreu liefern 

Das macht die Arbeit in vielen Aspekten einfacher und effizienter. Durch die Anbindung des Projektmanagement-Tools an die ERP-Software können alle Ressourcen berücksichtigt werden und es lassen sich schneller Lösungen finden, als wenn das Projekt in sich geschlossen wäre. 

Letztlich hilft das Incident Management dabei Projektzeitpläne und Budgets einzuhalten und so termingetreu zu liefern. Für projektbasiert arbeitende Unternehmen ist ein Projektmanagement-Modul mit entsprechenden Incident Management unverzichtbar. 

Fazit: Schneller und effizienter handeln Dank Incident Management 

Projektbasiert arbeitende Unternehmen benötigen smarte Tools für die Planung und Durchführung von Projekten. Kommt es zu Störungen im Projektablauf droht das gesamte Vorhaben zu scheitern. Dann ist guter Rat teuer. Das Incident Management hilft dabei, schnellstmöglich die beste Lösung für auftretende Probleme zu finden und erkennt mögliche Störungen an vielen Stellen proaktiv. 

So kann ein Unternehmen die eigenen Projekte termingetreuer und im Rahmen des gesetzten Budgets bearbeiten, auch wenn es zu unvorhersehbaren Störungen kommt. Daher sollten projektbasierte Unternehmen bei der Auswahl Ihrer ERP-Software auch darauf achten, ob ein entsprechendes Incident Management in dieser enthalten ist.