Anwalts- und Kanzleisoftware

Rechtsanwälte müssen mit Ihren ERP-Systemen Mandanten betreuen, Termine verwalten und auch Stunden automatisch in Rechnung stellen können.

Die Liste der Aufgabe, die eine Anwaltskanzlei mit ihrer ERP-Software abdecken muss ist nahezu unendlich. Daher bedarf es einer ERP-Software speziell für Rechtsanwälte, mit der sich alle Prozesse abbilden und verwalten lassen. Wir wollen uns an dieser Stelle intensiver mit den Funktionen einer solchen ERP-Lösung auseinandersetzen. 

Dabei wollen wir den konkreten Nutzen der einzelnen Module und Funktionen in der Praxis herausstellen und gehen auch auf die Funktionsweise dieser Anwendung ein. Zuvor werfen wir noch einen Blick auf die Notwendigkeit eine ERP-Software in Rechtsanwaltskanzleien zu implementieren und zeigen die Möglichkeiten zur Ressourceneinsparung auf. 

Inhaltsverzeichnis 

• Kanzleisoftware
• Funktionen
• Klientenverwaltung 
• Rechtevergabe
• Terminplanung
• Mobilität
• Abrechnung

Anwalts- und Kanzleisoftware im Allgemeinen

Für jede Branche gibt es eine geeignete Business Software, die Betrieben bei der Gestaltung und Optimierung der Geschäftsprozesse hilft. Herzstück der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur ist dabei zumeist die ERP-Software. Eine ERP-Software bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab. Die Daten werden dann auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt, wo sie allen beteiligten Akteuren zur Verfügung stehen. Dadurch lassen sich Prozesse enorm verkürzen. Daten werden nur einmalig in das System eingepflegt, was zudem Zeit spart. 

Vorteile einer Kanzleisoftware

Der Informationsfluss wie auch die Transparenz werden erhöht. Das ermöglicht es die einzelnen Abläufe zentral zu steuern und zu überwachen. Verzögerungen im Prozessablauf können so schneller behoben werden. Dazu setzt sich eine ERP-Software aus mehreren Modulen zusammen. Jedes dieser Module deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. 

Branchenlösungen für Rechtsanwälte und Kanzleien

Über die zentrale Datenbank sind die einzelnen Module miteinander verbunden und ermöglichen so abteilungsübergreifendes Arbeiten. Für Rechtsanwälte bedarf es besonderer Module und Funktionen. Eine ERP-Lösung für beispielweise für produzierende Unternehmen ist gänzlich anders aufgebaut. Daher finden sich am Markt auch eben jene Systeme, die speziell für Kanzleien konzipiert wurden. 

Funktionen einer ERP für Kanzleien 

Eine ERP-Software für Rechtsanwälte enthält viele spezifische Funktionen, die dabei unterstützen die Herausforderungen dieser Branchen softwareseitig zu bewältigen. Vor allem in Sachen individueller Anpassung muss die Software sehr flexibel und offen gestaltet sein, denn Anwaltskanzleien arbeiten mitunter sehr unterschiedliche und weisen hochgradig diverse Organisationsstrukturen auf. Werfen wir einen Blick auf ein paar dieser Funktionen und klären deren Nutzen in der Praxis. 

1. Klientenverwaltung

Mit der Klientenverwaltung lassen sich sämtliche Daten der Klienten zentral speichern und verwalten. Für jeden Klienten wird eine eigene Akte angelegt, in der sämtliche Kontaktdaten, wie auch Rechnungen und alle weiteren Unterlagen hinterlegt werden. Auf diese Weise kann zum einen der Datenschutz gewährleistet und zum anderen Informationen für alle zugangsberechtigten Akteure einheitlich nachgehalten werden. 

2. Rechtevergabe im System

Nicht jeder Mitarbeiter sollte oder darf alle Akten und Dokumente einsehen. Dies is für den Datenschutz in der Kanzlei von elementarer Bedeutung. Die Rechtevergabe ermöglicht es den Mitarbeitern unterschiedliche Rollen mit unterschiedlichen Zugriffs- und Leserechten zu geben. So kann sichergestellt werden, dass nur diejenigen Mitarbeiter ein Dokument verändern und bearbeiten können, die auch die entsprechenden Rechte dazu haben. 

3. Terminplanung

Eine integrierte Terminverwaltung ermöglicht es nicht nur digitale Kalender zu führen. Vielmehr lassen sich die Kalender aller Mitarbeiter synchronisieren. Ersucht ein Klient nun nach einem Termin, kann von einer zentralen Stelle aus nach freien Terminen bei entsprechend passenden Anwälten geschaut werden. Das erleichtert die Terminfindung enorm und bietet dem Klienten mehr Flexibilität. Doch auch Gerichts- oder andere Außentermine lassen sich einfach automatisch einpflegen. So weiß jeder Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt wo welcher Anwalt sich gerade aufhält. 

4. Mobile ERP-Version

Für Anwälte kann es von zentraler Bedeutung sein von unterwegs aus auf alle Daten zugreifen zu können. Dazu bedarf es einer mobilen Version der ERP-Software mit der die Akteure Daten von unterwegs aus aufrufen und andersherum auch Daten in das System einpflegen können. Das ist zum Beispiel bei Terminen oder auch der Arbeitszeiterfassung enorm hilfreich. 

5. Stunden in Rechnung stellen

In Rechtsanwaltskanzleien kommt es vor Allem auf abrechenbare Stunden an. Klienten wollen jedoch genau wissen, welche Anwälte wie viele Stunden in ihre Fälle investiert haben. Mit der Arbeitszeiterfassung haben alle Akteure die Möglichkeit genau zu erfassen wann sie für einen Klienten tätig waren und welche Arbeitsstunden nicht in Rechnung gestellt werden können. Die Daten können dann auch einfach bei der späteren Rechnungsstellung herangezogen werden. 

Fazit: Auf die Bedürfnisse abgestimmte ERP-Software

Rechtsanwälte profitieren von einer branchenspezifischen ERP-Software enorm. Diese enthält bereits in ihrer Standardversion wichtige Features für das alltägliche Geschäftstreiben einer Anwaltskanzlei. Man sollte sich im Vorfeld genau überlegen, welche Funktionen man wirklich benötigt und welche Teile einer ERP-Software für das eigene Geschäft irrelevant sind.