Eine ERP-Software für Reinigungsunternehmen

Alles zu den Funktionen und Besonderheiten einer ERP-Software speziell für Reinigungsunternehmen und wie Sie schnell passende Systeme finden.

Eine ERP-Software stellt für die meisten Unternehmen das Kernstück aller digitaler Anwendungen dar. Damit diese jedoch richtig funktioniert, muss diese zum Unternehmen passen. Reinigungsunternehmen haben ganz eigenen Anforderungen an eine solche ERP-Lösung. Welche das sind, wollen wir uns im Einzelnen einmal näher anschauen. 

Zuvor wollen wir noch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software werfen. Das soll uns dabei helfen, besser verstehen zu können, warum ein Reinigungsunternehmen nicht einfach die erst beste Lösung implementieren sollte und wo wich branchenspezifische ERP-Software von herkömmlichen Systemen unterscheidet. 

Inhaltsverzeichnis 

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software? 
• Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für Reinigungsunternehmen? 
• Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis in Reinigungsunternehmen?
• Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Reinigungsunternehmen? 
• Welche Funktionen benötigen Reinigungsunternehmen in einer ERP-Software? 
• Fazit: ERP-Software passend für das eigene Reinigungsunternehmen wählen

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 

Die Abkürzung ERP beschreibt die unternehmerische Aufgabe des „Enterprise-Resource-Planning“. Im Kern geht es dabei um die möglichst effiziente Verwendung aller verfügbaren Ressourcen im Unternehmen. Dazu müssen die eigenen Prozesse möglichst weit optimiert und schlank gestaltet werden. 

Unter Ressourcen versteht man in diesem Kontext alle, dem Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftsprozesse zur Verfügung stehenden, Betriebsmittel. Das können zum Beispiel sein: 

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Es gilt all diese Ressourcen so auf die vorliegenden Prozesse zu planen, dass es zu keiner Zeit zu Engpässen in der Versorgung kommt. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass keine Ressourcen unnötig verschwendet werden. Um dies sicherzustellen, bedarf es eines Instrumentes, dass dabei hilft die Prozesse zentral zu planen, zu steuern und zu überwachen. 

Auch müssen sich alle Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort und in der korrekten Menge und Beschaffenheit planen lassen. All diese Aufgaben werden von einer ERP-Software übernommen. 

Dazu bildet diese alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise lassen sich Informationen im gesamten Unternehmen schneller und verlässlicher teilen. Auch können die Prozesse deutlich verschlankt und abteilungsübergreifend aufgesetzt werden. 

Auf diese Weise werden alle Abteilungen miteinander verbunden. Das spart an vielen Stellen Zeit und weitere Ressourcen ein. So wird das Unternehmen im Allgemeinen deutlich agiler und effizienter. Eingesparte Ressourcen können dann gewinnbringend an anderer Stelle eingesetzt werden. 

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software?

Dazu ist eine ERP-Software aus Modulen aufgebaut. Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und verfügt über zahlreiche Funktionen, die bei den täglich anfallenden Aufgaben unterstützen. Über die zentrale Datenbank sind alle Module miteinander verbunden und ermöglichen so den Austausch von Daten aus den verschiedenen Abteilungen. 

Am Softwaremarkt finden sich zahlreiche Businesssoftwarelösungen für die unterschiedlichsten Unternehmensbereiche. Eine ERP-Software verknüpft all diese in nur einem System. Module sind beispielweise: 

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzen
• Global Business Management
• Personalwesen 
• Installation und Wartung
• Produktion
• Warehouse-Management
• Beschaffung

Je nach Arbeitsumfeld eines Unternehmens setzt sich die ERP-Software aus all jenen Modulen zusammen, die zur Abdeckung der eigenen Prozesse von Nöten sind. Nicht jedes Unternehmen hat beispielweise Verwendung für ein Produktionsmodul, benötigt dafür jedoch tiefgehende Funktionen im Kundenbeziehungsmanagement. 

Daher haben sich im Laufe der Zeit viele ERP-Anbieter auf bestimmte Brachen spezialisiert und ihre Lösungen auf die Bedürfnisse einzelner Unternehmen angepasst. So finden sich am Markt zahlreiche spezifische ERP-Software-Lösungen für die unterschiedlichsten Branchen. Auch für Reinigungsunternehmen hält der Markt spezielle ERP-Systeme bereit. 

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für Reinigungsunternehmen?

Diese enthalten bereits in ihren Standardversionen wichtige Funktionen für Reinigungsunternehmen und deckten damit alle elementaren Geschäftsprozesse ab. Eine ERP-Software von der Stange ist weit weniger auf die Belange und Prozesse von Reinigungsunternehmen ausgerichtet. Diese enthält meist auch Funktionen, die für das eigene Geschäft irrelevant sind und lassen wichtige Funktionen vermissen. 

In einer ERP-Software für Reinigungsunternehmen sind meist Funktionen für die Auftragsbearbeitung, die Lagerverwaltung oder auch für das Personalmanagement elementar. Hinzu kommen Funktionen für den Kundenservice und die Rechnungsstellung. 

Letztlich gilt es eine ERP-Software zu finden, die möglichst alle Bereiche des eigenen unternehmerischen Handelns. Dabei gilt es möglichst wenig Anpassungen an der Software vornehmen zu müssen. Denn diese gehen immer auch mit einem Mehr-Aufwand und höheren Kosten einher. 

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis in Reinigungsunternehmen?

Auch der ERP-Anbieter ist bei der Suche nach einer passenden Software mit in den Fokus zunehmen. Dieser sollte über möglichst viel Erfahrung in Ihrer Branche verfügen. Denn dann kennt dieser die spezifischen Prozesse und weiß, worauf er bei der Entwicklung und der Implementierung der Software achten muss. 

Er weiß welche Prozesse sich an die Software anpassen können und an welchen Stellen sich die Software an die Prozesse anfügen muss. Auch kennt er die spezifischen Fallstricke, die sich während einer Implementierung in den Weg stellen können und kann diese direkt umgehen. Ein unerfahrener Anbieter würde wohlmöglich genau in diese hineinsteuern. 

Viele ERP-Projekte scheitern an mangelnder oder fehlerhafter Kommunikation zwischen Anbieter und Unternehmen. Anbieter verstehen oft nur unzureichend, worauf es den Kunden bei der Implementierung ankommt und Unternehmen haben Schwierigkeiten eben dies zu vermitteln. Dann kommt es zu Verzögerungen, unnötigen Kosten oder gar zum Scheitern des gesamten Vorhabens. 

Ein erfahrender Anbieter hingegen spricht „dieselbe Sprache“ und kennt die die spezifischen Prozesse aus früheren Projekten. Auch weiß er um spezifische gesetzliche Vorgaben dieser Branchen und hat diese bei der Entwicklung seines Systems berücksichtigt. 

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Reinigungsunternehmen? 

Die passende ERP-Software zu finden ist nicht immer leicht. Am Markt tummeln sich unzählige Systeme vieler verschiedener Anbieter. Daher ist es zunächst einmal wichtig zu wissen, wonach man eigentlich genau sucht. Das klingt banal, ist jedoch extrem wichtig für den Erfolg des gesamten Projektes. 

Eine IST-Analyse zu Beginn gibt Aufschluss darüber, wo es Verbesserungspotential gibt und wo es Einsparungsmöglichkeiten gibt. Aus deren Ergebnissen gilt es konkrete Ziele abzuleiten, die durch die Einführung der ERP-Software erreicht werden sollen. 

Diese werden dann in einem Lastenheft festgehalten. Darin gilt es dann auch alle weiteren Rahmenbedingungen für das Projekt festzulegen. Das betrifft zum Beispiel: 

• Zeitlicher Rahmen
• Budget
• Nutzeranzahl (Teil- und Volllizenzen)
• Gewünschtes Lizenzmodell
• Hardwarevoraussetzungen 
• Funktionen

Dann gilt es alle gewünschten Funktionen aufzulisten und hinsichtlich ihrer Notwendigkeit zu priorisieren. Das hilft Ihnen, um bei der Suche nicht den Fokus auf das Wesentliche zu verlieren und auch dem Anbieter, der dadurch besser nachvollziehen kann, ob er Ihre Anforderungen erfüllen kann oder nicht. 

Mit dem Lastenheft und dem Wissen wonach Sie genau suchen, gestaltet sich die Suche dann deutlich einfacher. Vergleichsportale im Internet bieten die Möglichkeit eine Vielzahl von Systemen auf einmal zu überblicken. 

Diese können miteinander verglichen und nach den eigenen Kriterien gefiltert werden. So gelangt man schnell zu einer kurzen Liste von potentiellen Anbietern, die in die engere Auswahl gezogen werden können. 

Dann kommen Kriterien wie die Erfahrung des Anbieters, die Benutzerfreundlichkeit der Software oder weitere angebotene Dienstleistungen als Entscheidungskriterien ins Spiel. Mit ein wenig Vorbereitung gestaltet sich die Suche somit also deutlich einfacher. 

Welche Funktionen benötigen Reinigungsunternehmen in einer ERP-Software? 

Werfen wir an dieser Stelle einen Blick auf ein paar wichtige Funktionen einer ERP-Software für Reinigungsunternehmen und klären deren konkreten Nutzen in der Praxis. Dabei sei nochmals darauf hingewiesen, dass nicht jedes Reinigungsunternehmen zwangsläufig jede dieser Funktionen in der eigenen ERP-Software benötigt. Vielmehr kommt es auch innerhalb der Branche, auf die eigenen Bedürfnisse und Begebenheiten im Unternehmen an. 

Angebotsplanung und -erstellung 

Mit Funktionen zur Angebotserstellung und -planung lassen sich mit dem System Angebote jeglicher Art schneller und effizienter erstellen. Dazu kann auf alle relevanten Daten zugegriffen werden, sodass direkt ersichtlich wird, ob ausreichende Kapazitäten zur zeitgemäßen Erfüllung des jeweiligen Auftrages zur Verfügung stehen. 

So fußt das Angebot immer auf reellen Daten und ist deutlich verlässlicher. Auch lässt sich direkt planen, welche Mitarbeiter wann für welchen Auftrag zur Verfügung ständen. Engpässe bei der späteren Auftragsabwicklung können so vermieden werden. Auch lassen sich so direkt Kosten der einzelnen Arbeitsstunden, sowie der notwendig werdenden Materialien direkt einberechnet. 

Auftragsdurchführung 

Ist ein Auftrag erteilt, so kann dieser in die Auftragsdurchführung überführt werden. Hier werden Dienstpläne erstellt, Bestellaufträge für die eigene Disposition und den Einkauf angefertigt und Termine mit den Kunden eingerichtet. 

So kann jeder Mitarbeiter immer genau einsehen, wann er wo welchen Auftrag zu bearbeiten hat und welche Materialien er dafür benötigt. Der Einkauf muss dann sicherstellen, dass zur richtigen Zeit alle benötigten Materialien vorliegen. 

Fehlt es an der einen oder anderen Stelle an notwendigen Ressourcen, ist dies für alle im Unternehmen beteiligten Akteure direkt ersichtlich und es kann proaktiv gehandelt werden. Letztlich spart man mit Funktionen der Auftragsdurchführung enorm viel Zeit ein, die dann wiederum für neue Aufträge verwendet werden kann. 

Zeiterfassung 

Dienstleistungsunternehmen stellen primär Zeit in Rechnung. Damit dies möglichst transparent und nachverfolgbar ist, ist die Mitarbeiterzeiterfassung ein elementares Instrument. Via mobile Endgeräte haben Mitarbeiter die Möglichkeit ihre jeweiligen Arbeitszeiten direkt von unterwegs aus und aktuell einzutragen. 

Diese werden dann in die ERP-Software überführt und hier weiterverarbeitet. So kann beispielweise genau eingesehen werden, welcher Mitarbeiter wie viel Zeit für welchen Auftrag in Rechnung stellt. So kann auch der jeweilige Stundensatz eines Mitarbeiters automatisch zur Berechnung des in Rechnung gestellten Satzes mit einbezogen werden. 

So kann letztlich auch die Rechnungsstellung deutlich effizienter und schneller von Statten gehen. Die Echtzeit-Nachverfolgung der Arbeitszeiten ermöglichen es auch Zwischenrechnungen schnell und einfach anzufertigen. 

Maschinen- und Fuhrparkverwaltung 

Zu wissen welches Fahrzeug, welche Maschine gerade für welchen Auftrag genutzt wird ist in Reinigungsunternehmen elementar. Oftmals laufen diverse Aufträge parallel zueinander ab. Da ist es wichtig jedem Prozess die richtigen Maschinen und Fahrzeuge zu Teil werden zu lassen. Muss ein Mitarbeiter darauf warten, geht bares Geld verloren. 

Auch lassen sich Wartungs- und Servicetermine für die Maschinen und Fahrzeuge hinterlegen. Müssen die Fahrzeuge beispielweise zum TÜV stehen diese in diesem Zeitraum nicht zur Auftragsdurchführung zur Verfügung und es müssen Alternativen gefunden werden. 

Customer-Relationship-Management (CRM) 

Mit einem CRM-Modul lassen sich alle belange rund um die eigenen Kunden zentralisieren und managen. Für jeden Kunden wird eine Kundenakte angelegt, in der alle relevanten Daten gespeichert und hinterlegt werden. Auf diese haben dann alle Akteure im Unternehmen Zugriff. 

Der Kundenservice kann bei Anfragen von Kunden zu aktuellen Aufträgen immer Auskunft geben. Durch die Auswertung der Kundendaten lassen sich zudem wichtige Erkenntnisse zu den Bedürfnissen und Wünschen der Kunden evaluieren. 

So kann das Marketing und auch der Vertrieb deutlich besser und gezielter auf die Kunden zugehen. Dadurch lassen sich langfristig die Kundenbindung erhöhen und neue Kunden dazugewinnen. 

Fazit: ERP-Software passend für das eigene Reinigungsunternehmen wählen 

Die passende ERP-Software für das eigenen Reinigungsunternehmen zu finden ist nicht immer leicht. Doch mit der richtigen Vorbereitung und dem Wissen, wonach man genau sucht, fällt diese deutlich einfacher. Dabei ist auch der Anbieter selbst in den Fokus zu nehmen. Kennt dieser Ihrer Branche, kann er mit wichtigen Tipps zur Seite stehen und der Erfolg des Projekts wird deutlich wahrscheinlicher. 

Die gewählte Software muss perfekt zum eigenen Unternehmen und den Prozessen passen. Nur so ist man in der Lage von den diversen Vorteilen, die eine solche Anwendung mit sich bring, zu profitieren. Hat man die passende Software und auch den passenden Anbieter gefunden, sind die Potentiale jedoch enorm und man kann Ressourcen auf fast allen Ebenen des Unternehmens einsparen und gleichzeitig an Wirtschaftlichkeit gewinnen.